Stel een vraag

Zo goed kan een functioneringsgesprek functioneren

7 feb
“ “Van oudsher was het functioneringsgesprek bij ons een ondergeschoven kindje. We zijn het op gaan pakken toen het ‘in gesprek gaan met je personeel’ een hot item werd.”
do 7 feb 2019

Wat is er nou echt belangrijk in je bedrijf? Bij Kloosterman BV in Kapelle hoeven ze daar niet meer over na te denken. Dat zijn de medewerkers. Want elke vrouw en man, maakt Kloosterman. Om te weten wat er bij hun mensen leeft en speelt, hebben ze een eigen methode voor functioneringsgesprekken ontwikkeld. Ellenlange formulieren en ingewikkelde vragen gingen overboord, humor en helderheid kwamen ervoor in de plaats. Het resultaat mag er zijn. Volgens management ondersteuner Leontien Kloosterman zijn de ervaringen alleen maar positief.  

Leontien: “Van oudsher was het functioneringsgesprek bij ons een ondergeschoven kindje. We zijn het op gaan pakken toen het ‘in gesprek gaan met je personeel’ een hot item werd. Toen bleek eigenlijk dat het bij ons niet werkte. Het doel om werkgever en werknemer dichter bij elkaar te brengen met zo’n gesprek, werd totaal gemist. Met 40 man personeel kostte het ons ook veel tijd en daarbij zat het ook niet echt in onze natuur. Ook merkten we dat onze medewerkers er tegenop zagen. Jammer, want iedereen steekt er moeite in, maar niemand vindt het leuk. Kortom, dat kon een stuk beter.”

De omslag kwam drie jaar geleden toen Kloosterman BV 100 jaar bestond. Leontien: “We kregen toen best veel interviews waarbij steeds gevraagd werd wat onze speerpunten zijn en wat we als bedrijf nou echt belangrijk vinden. Dan moet je het benoemen, dus ga je er ook meer over nadenken. Maar we waren het er snel over eens: het belangrijkste in ons bedrijf zijn onze medewerkers.”

“Een goede machine heeft ook een goede chauffeur of machinist nodig”

“Met veel geld kun je een mooie machine kopen, maar zonder een gekwalificeerde medewerker koop je er niets voor. En daarin onderscheidt Kloosterman zich als bedrijf,” vertelt Leontien. “Onze mensen zijn ons dus heel veel waard. We zijn daar verder over na gaan denken en er kwamen bij ons vijf zaken naar voren die we bij onze mensen heel belangrijk vinden: zelfstandigheid, collegialiteit, flexibiliteit, motivatie en representativiteit. Dat waren de punten die we voortaan met nieuwe en bestaande medewerkers wilden doornemen in de functioneringsgesprekken. Daarbij moesten het ook geen ellenlange gesprekken worden met moeilijke formulieren. We hebben die vijf punten om laten zetten in cartoons en gebruiken dat als handleiding bij het gesprek. Zo van ‘Hoe willen we het niet en hoe willen we het wel’. Het is grappig getekend en zorgt ervoor dat je wat makkelijker en luchtiger zo’n gesprek ingaat.”

“Alle drempels weg!”

“De cartoons werkten uitstekend, maar toch merkten we dat er nog een drempeltje was: het kantoor. Mensen moeten zich op kantoor melden en dat is toch een ding voor ze. Ze zijn gewoon liever buiten op de machine. Dus toen hebben we het omgedraaid en komen wij nu naar hen toe. We nemen de sheets mee en een kan koffie en gaan een kwartiertje op de machine of in de auto of bus zitten. We hebben het nog lang niet bij iedereen gedaan, maar de ervaringen tot nu toe zijn heel positief.

De cartoons in combinatie met hun ‘eigen locatie’ geeft hele leuke gesprekken. Daarnaast voelen mensen zich gewaardeerd, omdat je op hun werkplek komt kijken. Je hebt altijd wel een gesprekje zo op de hoek van de schuur, maar voor een functioneringsgesprek zit er net te weinig structuur in. Met die cartoons zit die structuur erin zonder dat mensen zo’n gesprek als zwaar en belastend ervaren. We zijn er allemaal blij mee en gaan er zeker mee door.”

Noot van de redactie:

Kloosterman BV is, mede door hun aanpak met de cartoons, genomineerd voor de ‘Stigas Gezond & Vitaal Werken Prijs’. Deze wordt op 7 februari a.s. uitgereikt tijdens het evenement ‘Vitale bedrijven hebben de toekomst’. Natuurlijk hopen wij dat Kloosterman wint. Via deze link https://www.facebook.com/stigasnl/posts/2121642124540199 kun je op Kloosterman BV stemmen. Houd onze website en Facebook-pagina in de gaten, voor de uitslag van de Stigas Gezond & Vitaal Werken Prijs.